FIE

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Grievance Mechanism

The FIE will ensure that an effective appeal mechanism is available at the project level. The mandate and functions of a project level grievance mechanism shall be carried out by the Project Management Committee or through the grievance mechanisms or procedures provided by the FIE to address stakeholder concerns.

The project-level grievance mechanisms and stakeholder response mechanism will address complaints expeditiously, through dialogue and engagement, using a process that is understandable and transparent, culturally appropriate, rights-respecting and up-to-date. available to all stakeholders free of charge and without retaliation. They must take into account the issue of gender equality, the views of women, older people, people with disabilities, young people and other groups who may be disadvantaged.

These mechanisms for recourse and response to stakeholders may resort to administrative or judicial procedures in the event that local agreement procedures are unsuccessful.

Procedures for grievance mechanism

The grievance management mechanism concerns grievances raised by project and program stakeholders as well as potentially impacted populations. For any activity, project or program in which the FIE is involved and which causes environmental or human damage, the grievance management mechanism can be triggered by the parties who consider themselves aggrieved.

The procedures arise from arrangements according to the local situation. If these are unsuccessful, administrative and judicial procedures are resorted to.

Grievance mechanisms

The FIE will develop a grievance mechanism so that local communities and other stakeholders can submit their complaints at any time. The mechanism will enable the FIE to identify potential weaknesses and threats and effectively address them in a timely manner through the process of receiving, evaluating and addressing written and verbal complaints from stakeholders, as early as the projects are known and approved. The current situation indicates that conflicts will be resolved amicably or according to the legal procedures in force.

The complaints resolution mechanism will be available on the FIE website.

Basic principles :

Transparency and fairness:The complaints management mechanism must be easy to understand, transparent and available free of charge and without compensation.
Accessibility and cultural relevance: The mechanism is accessible to all stakeholders and several options are available for individuals and groups to choose their preferred method of filing complaints.

(For example, in-person deposition; submission by local NGO/civil association representation; paper mail, email, etc.)

Proportionality : The mechanism is adapted to the scale of the FIE.
Registration : All complaints will be recorded, entered into the complaints register and monitored until resolved and closed.
Site visits: All complaints will be discussed with the complainant and a site visit is recommended (depending on the nature of the project) in order to have a maximum understanding of the validity and seriousness of the complaint.
Timely resolution:Any complaint will be entitled to a proper response. The FIE will aim to eliminate all complaints within one month (30 days).

The following roles and responsibilities will be fulfilled for the effective implementation of the complaints management mechanism:

Painting5: Roles and responsibilities in complaints management

Role Responsibility
Regional/municipal committees	• Ensures that the entire FIE technical and administrative team follows the requirements included in this procedure. • Ensures that sufficient attention and importance are given through thorough review and application of corrective actions. • Participates in the process of resolving complaints classified asconfidential, sensitive, etc.; and in the event that the complaints manager does not propose a resolution within seven (7) days of receipt of the complaint.
Complaint receivers (That is, any team member)	The Complaints Receiver must notify the Complaints Manager in a timely manner (within 48 hours of receipt of the complaint)
Complaints Manager	• The Complaints Manager is responsible for the management and overall integrity of the complaints system, (i.e. receiving, reviewing, recording, following up, resolving, report and analysis). • Ensure that the Mechanism is transparent and clearly communicated. • Responsible for the overall performance of feedback management during the complaints management process.
Stakeholders	Communicate comments, suggestions and complaints using the Complaint Management Mechanism.

Complaints management procedure

The complaints management procedure includes several steps presented in the table and tools (appendices 5 and 6)

Painting6: Overview of the complaints management procedure

Stage Activity
STEP 1	Registration of the complaint in the complaints register within 2 days of receipt of the grievance.
2ND STEP	Evaluate and handle complaints by classification according to the level of priority and importance.
STEP 3	Confirm receipt of the complaint within 3 days of receipt. The complaints manager confirms receipt of the complaint to the depositary within 3 days, either by email or by telephone press release followed by written letter. (Postal stamp as proof).
STEP 4	• Communication from the FIE to the depositary of the complaint in writing (email, letter or telephone message - against acknowledgment of receipt) • The complainant can file an appeal if the response is unsatisfactory - within 7 days.
STEP 5	· Corrective response, approved by the complaints manager or the Team Leader depending on the importance of the complaint.
STEP 6	· Written response and a timeline for addressing the matter, if applicable, within 7 days of receipt of the complaint.
STEP 7	· Depending on the case, the corrective action is assigned to the relevant team members for implementation.
STEP 8	· The complainant receives a closure letter or letter once the corrective actions are completed.

In addition to the procedure described, all efforts will be made by the FIE to resolve complaints amicably by relying on local authorities and NGOs or other civil societies respected in the communities. If the complainant is not satisfied with the solution recommended by the FIE, he can take legal action through the usual channels outside the framework of the FIE. But it is a path that is not recommended because it could constitute a path to blocking and delaying activities.

The implementation of the environmental and social management system requires:

a coherent institutional framework;
capacity building;
specific skills;
a board of directors committed to standards and gender;
taking gender into account (planning, budgeting, monitoring, evaluation with predefined indicators)
Continuous and sustained communication ;
A monitoring system to ensure consistency with national policies and legislation with international instruments.

Mécanisme de gestion des griefs

Le FIE veillera à ce qu’un mécanisme de recours efficace soit disponible au niveau du projet. Le mandat et les fonctions d’un mécanisme de recours au niveau du projet doivent être exécutés par le Comité de gestion de projet ou par l’intermédiaire des mécanismes ou procédures de recours prévus par le FIE pour répondre aux préoccupations des parties prenantes.

Les mécanismes de recours au niveau des projets et le mécanisme de réponse aux parties prenantes traiteront des plaintes rapidement, par le dialogue et l’engagement, à l’aide d’un processus compréhensible et transparent, culturellement adapté, respectueux des droits et mis à la disposition de toutes les parties prenantes de manière gratuite et sans représailles. Ils doivent tenir compte de la question de l’égalité des sexes, de l’opinion des femmes, des personnes âgées, des personnes handicapées, des jeunes et d’autres groupes susceptibles d’être défavorisés.

Ces mécanismes de recours et de réponse aux parties prenantes pourront faire recours aux procédures administratives ou judiciaires au cas où les procédures d’entente locales n’aboutissent pas.

Procédures pour mécanisme de règlement des griefs

Le mécanisme de gestion des griefs concerne les griefs soulevés par des parties prenantes aux projets et programmes ainsi que les populations potentiellement impactées. Pour toute activité, tout projet ou programme dans lequel le FIE est impliqué et qui engendre des dommages sur l’environnement ou sur l’humain, le mécanisme de gestion des griefs peut être déclenché par les parties qui se considèrent lésées.

Les procédures découlent des arrangements suivant la situation locale. Au cas où celles-ci n’aboutissent pas il est fait recours aux procédures administratives et judiciaires.

Mécanismes de règlement des griefs

Le FIE mettra au point un mécanisme de règlement des griefs afin que les communautés locales et les autres parties prenantes puissent soumettre leurs plaintes en tout temps. Le mécanisme permettra au FIE d'identifier les faiblesses et les menaces potentielles et de les traiter efficacement en temps opportun grâce au processus de réception, d'évaluation et de traitement des plaintes écrites et verbales des parties prenantes, aussi tôt que les projets sont connus et approuvés. La situation actuelle indique que les conflits se régleront à l’amiable ou selon les procédures légales en vigueur.

Le mécanisme de règlement des plaintes sera disponible sur le site du FIE.

Principes de base :

Transparence et équité : Le mécanisme de gestion des plaintes doit être facile à comprendre, transparent et disponible sans frais et sans rétribution.
Accessibilité et pertinence culturelle: Le mécanisme est accessible à toutes les parties prenantes et plusieurs options sont disponibles pour les individus et les groupes afin de choisir la méthode qu’ils préfèrent pour déposer des plaintes.

(Par exemple, déposition en personne ; soumission par représentation ONG/association civile locale ; courrier papier, courrier électronique, etc.)

Proportionnalité : Le mécanisme est adapté à l’échelle du FIE.
Enregistrement : Toutes les plaintes seront enregistrées, consignées dans le registre des plaintes et surveillées jusqu’à leur résolution et leur clôture.
Visites sur site : Toutes les plaintes seront sujets de discussions avec le plaignant et une visite du site est recommandée (selon la nature du projet) afin d'avoir une compréhension maximale de la validité et de la gravité de la plainte.
Résolution en temps opportun : Toute plainte aura droit à une réponse en bonne et due forme. Le FIE visera à éliminer toutes les plaintes dans un délai d’un mois (30 jours).

Les rôles et responsabilités suivants seront remplis pour la mise en œuvre efficace du mécanisme de gestion des plaintes :

Tableau 5 : Rôles et responsabilités dans la gestion des plaintes

Rôle Responsabilité
Comité Régionaux/ communaux	• S'assure que toute l’équipe technique et administrative du FIE suit les exigences incluses dans cette procédure. • Veille à ce qu'une attention et une importance suffisante soient accordées à travers un examen approfondi et à l’application de mesures correctives. • Participe au processus de résolution des plaintes classées comme confidentielles, sensibles, etc. ; et dans le cas où le gestionnaire des plaintes ne propose pas de résolution dans les sept (7) jours suivant la réception de la plainte.
Récepteurs de plaintes *(C’est-à-dire, tout membre de l’équipe)*	Le Récepteur des plaintes doit notifier le Gestionnaire des plaintes en temps opportun (dans les 48 heures suivant la réception de la plainte)
Gestionnaire des plaintes	• Le gestionnaire des plaintes est responsable de la gestion et de l'intégrité générale du système des plaintes, (c'est-à-dire de la réception, de l'examen, de l'enregistrement, du suivi, de la résolution, du rapport et de l'analyse). • Veille à ce que le Mécanisme soit transparent, et clairement communiqué. • Responsable de la performance globale de la gestion des commentaires lors du processus de gestion des plaintes.
Parties prenantes	Communiquer les commentaires, suggestions et plaintes en utilisant le Mécanisme de gestion des plaintes.

Procédure de gestion des plaintes

La procédure de gestion des plaintes comporte plusieurs étapes présentées dans le tableau et des outils (annexes 5 et 6)

Tableau 6 : Aperçu de la procédure de gestion des plaintes

Etape Activité
ETAPE 1	Enregistrement de la plainte dans le registre des plaintes dans le délai de 2 jours depuis la réception du grief.
ETAPE 2	Evaluer et traiter les plaintes par classement selon le niveau de priorité et d’importance.
ETAPE 3	Confirmer la réception de la plainte dans un délai de 3 jours dès sa réception. Le gestionnaire des plaintes confirme au dépositaire la réception de la plainte dans un délai de 3 jours, soit par courrier électronique soit par communiqué téléphonique suivi par lettre écrite. (Tampon postal faisant foi).
ETAPE 4	• Communication du FIE au dépositaire de la plainte par écrit (courriel, lettre ou message téléphonique - contre avis de réception) • Le plaignant peut déposer un recours si la réponse lui est insatisfaisante - dans un délai de 7 jours.
ETAPE 5	· Réponse corrective, approuvée par le gestionnaire des plaintes ou le Chef d’équipe selon l’importance de la plainte.
ETAPE 6	· Réponse écrite et un calendrier pour traiter la question, le cas échéant, dans les 7 jours suivant la réception de la plainte.
ETAPE 7	· Selon le cas, l'action corrective est assignée aux membres de l’équipe concernée pour la mise en œuvre.
ETAPE 8	· Le plaignant reçoit un courrier ou une lettre de clôture une fois les actions correctives terminées.

En plus de la procédure décrite, tous les efforts seront fournis par le FIE pour régler les plaintes à l’amiable en s’appuyant sur les autorités locales et les ONG ou autres sociétés civiles respectées dans les communautés. Au cas où le plaignant n’est pas satisfait par la solution préconisée par le FIE, il peut saisir la justice par voie habituelle en dehors du cadre du FIE. Mais c’est une voie qui n’est pas recommandée car pouvant constituer une voie de blocage et de retard des activités.

La mise en œuvre du système de gestion environnementale et sociale nécessite :

un cadre institutionnel cohérent ;
le renforcement des capacités ;
des compétences spécifiques ;
un conseil d’administration acquis aux normes, au genre ;
la prise en compte du genre (planification, budgétisation, suivi, évaluation avec des indicateurs prédéfinis)
Une communication continue et soutenue ;
Un système de veille pour s’assurer de la cohérence avec les politiques, législations nationales avec les instruments internationaux.

DECRET N° 2015 – 838/PRES-TRANS/PM/MEF/MERH portant création, missions, organisation et fonctionnement du Fonds d’Intervention pour l’Environnement (FIE)

DECRET N° 2015 – 901/PRES-TRANS/PM/MEF/MERH/ portant approbation des Statuts particuliers du Fonds d’Intervention pour l’Environnement (FIE)

Direction Générale : Ouagadougou

11 BP 623 Ouagadougou CMS 11

Tél. : (+226) 25 43 27 02 (Siège Cissin)

(+226) 25 33 30 32 (Annexe Kwamé N’Krumah)

Direction Régionale de l’Ouest

01 BP 2010 Bobo-Dioulasso 01

Tél. : (+226) 20 98 04 98

Direction Régionale du Nord

BP 378 Ouahigouya

Tél. : (+226) 24 55 37 57

Direction Régionale du Centre-Ouest

BP 333 Koudougou

Tél. : (+226) 25 44 45 00

Pour vos déclarations, plaintes, suggestions ou simples commentaires sur l’action du FIE, cliquez ici.

Conformément à la réglementation des Fonds d’Etat, le FIE dispose d’un Auditeur interne rattaché au Conseil d’Administration à qui il rend compte de la qualité de la gestion de la Direction Générale.

L’auditeur interne est chargé d’effectuer :

des missions d’audits de conformité ;
ou des missions d’audits opérationnels sur les procédures ; d’opérations techniques du FIE ;
ou enfin des missions d’audits sur la bonne application des procédures financières et de contrôle.

Le FIE est aussi soumis à une obligation de vérification de ses états financiers par un commissaire aux comptes externe qui remet ses rapports au CA.

Le commissaire aux comptes actuel est :

Cabinet FIDUCIAL EXPERTISE AK

01 BP 4134 Ouagadougou 01

Tél. : 25 30 85 07 / 25 33 12 04

Fax : 25 31 78 94

E-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

	Royaume de Suède
	Il a accompagné la mise en place du FIE et a financé les appels 1, 2 et 3 du fonds à travers le Programme d’Appui au Secteur Forestier (PASF)

	Grand-Duché du Luxembourgeoise
	Elle a accompagné la mise en place du FIE et a financé les appels 1, 2 et 3 du fonds à travers le Programme d’Appui au Secteur Forestier (PASF).

	Banque Africaine de Développement (BAD)
	Elle collabore avec le FIE dans le cadre de la mise en œuvre du Projet d’Appui au développement de la filière de l’anacarde dans le bassin de la Comoé pour la REDD+ (PADA/REDD+)